Leaflet/Indesign Workflow voor een B2C catalogus
Hier is een voorbeeld van een echte catalogus van meer dan 450 pagina’s waar elke pagina een andere structuur heeft.
In welke mate is een workflow met database koppeling interessant voor B2C-documenten?
Hoewel deze catalogus jaren handmatig is opgemaakt is, is de overgang naar een workflow ondersteund door een database interessant geacht om twee belangrijke redenen:
- De publicatie bevat veel product verwijzingen (meer dan 3.000). Een deel van de gegevens (bijvoorbeeld prijzen) zijn te vinden in bestaande systemen. Handmatige update duurt lang en is een bron van (te) veel fouten.
- Net als voor veel andere catalogi, verandert tussen 10 en 30% van de inhoud bij elke uitgave. Deze aanpassingen nemen een pak tijd in beslag en kunnen gescheiden worden in twee verschillende werkprofielen:
- Een administratief deel dat alle nieuwe gegevens emtrent veranderingen (gegevens en beelden) verzamelt. Dit werk moet gedaan worden door ‘product’ specialisten die comfortabel zijn in de jacht op gegevens doorheen de ganse organisatie en bij externe leveranciers.
- Een creatief gedeelte over te te laten aan ontwerpers met DTP vaardigheden.
Een workflow die deze twee profielen beter kan scheiden, zal een positieve verandering in de organisatie te brengen.
In dit geval werden de volgende besparingen en verbeteringen bereikt:
- We waren in staat om de verstreken tijd bij een nieuwe editie te verminderen van 6 tot 3 maanden. ( daarbij werd tegelijkertijd de sprong gemaakt van een handmatige workflow naar een semi-automatische workflow ).
- De kosten per pagina van de eerste editie was niet veel hoger dan een traditionele outsourcing van de opmaak. Met betrekking tot de volgende edities , wordt verwacht dat de kosten per pagina ongeveer de helft van een handmatige workflow zullen zijn.
- Als content is afkomstig uit een database , is het mogelijk om snel fouten en dit met meer technische dan het document opnieuw herlezen identificeren.
- Ontwerpen van pagina’s kunnen worden gegenereerd zonder op de uiteindelijke layout te wachten. Elk lid van het team dat werkt aan de nieuwe editie kan te allen tijde de status van een (set van) pagina (‘s) schatten. Het is gemakkelijk om het encoderen van gegevens en de creatieve opmaak van elkaar te scheiden. Managers moeten niet meer wachten op deze latste om een eerste ontwerp te ontavngen en de ontwerpers moeten niet meer wachten tot de encodageis af is om aan de layout te beginnen.
- Communicatie gebruikt de database als spil in plaats van verspreid te worden over verschillende conventionele kanalen en tevens ongeschikt voor efficiënte overdracht van gegevens (e-mail, telefoon, post-its, papier, enz. ).
Korte beschrijving van de Leaflet + Indesign workflow
De workflow wordt gecombineerd : Leaflet + Indesign.
Leaflet genereert ontwerpen van pagina’s. Een PDF van deze pagina’s mag worden aangevraagd voor beoordeling of ze kunnen worden geëxporteerd naar Indesign waar de uiteindelijke layout zal worden verkregen als gebruikelijk.
Het genereren van pagina’s en de export hebben plaats tegen Leaflet snelheid, dwz in seconden.
Een Indesign plug-in maakt het mogelijk om gegevens up te daten na de eerste uitvoer. De opmaak is 100% vrij en de gegevens komen 100% uit de database.
Elke pagina is een verzameling van elementaire Leaflet templates
Dit type document heeft een andere layout voor elke pagina. Een nieuwe pagina wordt meestal samengesteld uit een verzameling van eenvoudige sjablonen zoals men kan zien in het voorbeeld hieronder. In de voorbeeldcatalogus waren de volgende templates bij de samenstelling nodig: « Beeld », « tabel » , « titel » , « Info » , « Picto » . Alle pagina’s zijn opgebouwd uit deze elementaire « blokken ».
Behalve « tabel » zijn alle andere sjablonen eenvoudig. De template « Tabel » verwerkt product gegevens op 4 niveaus met behulp van vele mogelijkheden van voorwaardelijke tekst. Het is hier dat Leaflet zich in het bijzonder onderscheidt, hoe complexer de layout wordt hoe meer Leaflet verantwoord is!
De voordelen voor de ontwerper zijn tweeledig:
- Alle noodzakelijke layout objecten zijn op Indesign pagina gezet. Geen tijd verspild op zoek naar ontbrekende gegevens of naar instructies verspreid over meerdere bronnen, hij kan zich toespitsen op zijn core business.
- Dankzij de dynamische Leaflet templates, komen complexe groepen van objecten, zoals tabellen, geformatteerd zoals overeengekomen in de grafische charter. De ontwerper hoeft deze meestal gewoon maar te slepen naar de juiste plaats. De totale tijd voor de layout is drastisch verminderd. In dit document werd een snelheid van 4 pagina’s/uur bereikt (Rekening houdende met het feit dat er een extra laag behandeld moet worden voor de tweede taal) .
Objecten zijn gemarkeerd voor een latere mogelijke update middels de Indesign plug-in.
Leaflet exporteert de sjablonen met gegevens gebakend voor een latere update zoals te zien is in Indesign (zie voorbeeld links). Alle technische gegevens voor de koppeling met de database zijn ook opgenomen in de export. De Indesign Plug-in gebruikt deze bakens om de gegevens te actualiseren. Dit geldt zowel voor beelden dan tekst.
Hoe worden veranderingen verwerkt?
Terwijl een automatische catalogus meestal in zijn geheel kan worden hermaakt bij elke editie, kan dit niet met een semi-automatische publicatie. Wanneer 30 % van het document verandert, is het noodzakelijk om de andere 70 % onveranderd te behouden. Daarom is het cruciaal de wijzigingen efficiënt te kunnen toepassen op een bestaand document.
In Indesign , vertrekkend van de vorige editie , gaat men pagina’s verwijderen, pagina’s toevoegen en blokken verplaatsen van de ene pagina naar de andere waar nodig.
In de database kan op elk ogenblik een » sync » met het Indesign document aangevraagd worden. Dit werkt de paginanummers van blokken gevonden in zowel de database als het InDesign-bestand bij en identificeert weeskinderen aan elke zijde (blokken alleen gevonden in de database en blokken alleen aanwezig in het InDesign-bestand). De operator verwerkt deze wezen door het exporteren van nieuwe blokken naar het Indesign document of deze te verwijderen van de database of het Indesign document.
Deze « sync » laat toe zelfstandig te werken in Indesign en de database. Niemand wacht en het is heel gemakkelijk op elk moment te weten welke blokken en welke pagina’s moeten worden verfrist.
Verfrissen of vervangen?
Alle blokken worden gebakend voor mogelijke update door de plug-in. Maar wat gebeurt er wanneer de inhoud van een blok zo veel veranderd is dat een update niet genoeg is? ( bijv. extra producten in een tabel. Dergelijke producten kunnen niet worden bijgewerkt, omdat ze nog niet bestaan in de Indesign tabel).
In dit geval, via de database schermen of de Indesign plug-in, is het mogelijk om een nieuwe copie van een Leaflet blok te exporteren. Deze nieuwe copie kan geplaatst worden naast de bestaande (voor een gedeeltelijke copy/paste bijvoorbeeld) of het kan het bestaande blok vervangen op dezelfde plaats. De nieuwe kopie zal alle gegevens bevatten. De opvolging van de status van elk blok in de database geeft de mogelijkheid zich te uitsluitend te concentreren op de blokken die vervangen moeten worden in een publicatie met meerdere honderden pagina’s en duizenden blokken.
